콘퍼런스·이벤트 마케팅을 차분하게 계획하는 방법

만나고 싶은 사람부터 정하세요

콘퍼런스 마케팅은 패키지보다 대상 고객을 먼저 정할 때 효과적으로 계획할 수 있습니다. 스폰서십, 사이드 이벤트, 연사 기회를 참여 목적에 맞게 연결하도록 도와드립니다.

어떤 프로젝트는 잠재 파트너와 만나는 것이 목적일 수 있습니다. 다른 프로젝트는 빌더에게 제품을 소개하거나 시장 현안을 두고 유익한 대화를 나누는 것이 목적일 수 있습니다. 대상과 다음 단계를 정하면 각 형식이 적합한지 판단하기 쉽습니다.

간단한 결정 세 가지부터 시작합니다. 먼저 누구에게 다가가고 싶으신가요? 다음으로 그들이 무엇을 이해해야 하나요? 마지막으로 팀에서 누가 대화를 이어갈 수 있나요? 이벤트가 더 큰 출시 계획의 일부라면 PR 및 미디어 업무를 통해 여러 채널에서 일관된 이야기를 전달할 수 있습니다. 팀이 현실적으로 준비할 수 있는 내용도 함께 정리합니다. 그러면 이벤트 계획이 또 하나의 전업 업무처럼 느껴지지 않고 관리 가능한 수준이 됩니다.

세 가지 선택이 이벤트 계획을 좌우합니다

스폰서십, 사이드 이벤트, 연사 제안은 각각 다른 기회를 만듭니다. 어떤 방식을 선택하기 전에 각 방식에 필요한 업무를 파악하도록 도와드립니다.

1. 스폰서십: 주최 측의 서면 제안을 검토하고 포함된 항목을 확인합니다. 합의된 각 항목을 진행하는 데 필요한 자료, 마감일, 팀의 시간을 기록합니다.
2. 사이드 이벤트: 먼저 초대 대상과 목적을 정합니다. 그런 다음 적절한 형식, 진행자 역할, 초대 계획, 실제 제작에 필요한 사항을 결정합니다.
3. 연사 섭외: 연사의 경험을 이벤트 참석자에게 가치를 제공할 주제와 연결합니다. 팀의 승인을 받을 짧은 제안서와 연사 소개 자료를 준비합니다.

팀에서 파트너 미팅과 창업자 발표를 모두 원한다고 가정해 보겠습니다. 각각 담당자와 승인 지점을 정해 별도의 활동으로 계획할 수 있습니다. 그러면 업무가 겹치는 부분과 그렇지 않은 부분을 쉽게 확인할 수 있습니다. 코인 미디어 스폰서 기사가 같은 이벤트의 이야기를 뒷받침할 수도 있습니다. 다만 스폰서 기사는 별도의 게재이므로 자료와 확정 절차도 따로 진행합니다.

주최 측이 연사 제안을 검토하도록 하려면 어떻게 해야 하나요?

이벤트 제안서에 명확한 주제, 신뢰할 수 있는 연사, 참석자에게 유용한 내용을 담으면 주최 측이 검토하기 쉽습니다. 섭외를 시작하기 전에 이러한 요소를 다듬도록 도와드립니다.

발표의 핵심을 명확하게 정하세요

연사 제안서는 프로젝트가 무엇을 제공하는지보다 참석자가 무엇을 배울 수 있는지 설명해야 합니다. 연사가 직접 경험을 바탕으로 이야기할 수 있는 주제를 고르세요. 제품 관련 결정, 기술적 절충, 시장의 과제 등이 될 수 있습니다. 팀 인수인계 직후 세션을 제안하려는 창업자를 예로 들어 보겠습니다. 먼저 창업자가 이야기의 어떤 부분을 명확하게 설명할 수 있는지 정리합니다. 그런 다음 승인된 사실이 해당 내용을 뒷받침하는지 확인합니다.

연사를 이해하기 쉽게 소개하세요

짧은 약력은 연사의 경험과 제안 주제를 연결해야 합니다. 약력, 발표 설명, 관련 사례를 준비하거나 다듬을 수 있습니다. 이후 주최 측에 전달하기 전에 팀에서 주장을 검토하고 승인할 수 있습니다.

다음 단계를 확인할 수 있게 하세요

제안서를 보낸 날짜와 아직 필요한 답변이나 결정을 기록합니다. 주제가 긴 인터뷰에 적합하다면 창업자 인터뷰 및 특집 기사와 연결할 수 있습니다. 편집팀의 관심 여부는 이벤트 참가 확정과 별개입니다.

팀 업무 인수인계를 차분하고 투명하게 진행하세요

공유 기록을 활용하면 팀에서 합의된 내용, 대기 중인 내용, 다음 단계를 맡은 담당자를 확인할 수 있습니다.

팀 업무를 인수인계한 직후 비공개 베타 출시를 앞둔 스튜디오를 떠올려 보세요. 새로운 담당자는 콘퍼런스에 참가하고 싶지만 프로젝트 설명과 연사 정보가 여기저기 흩어져 있습니다. 먼저 필요한 내용을 한데 모읍니다. 그런 다음 주최 측에 연락하기 전에 승인받아야 할 사항을 표시합니다.

같은 기록에 이벤트 제안, 승인된 문구, 주최 측의 답변을 보관할 수 있습니다. 검토는 두 차례 진행합니다. 섭외 전 한 번, 주최 측이 활동을 확정할 때 한 번입니다. 이를 통해 제안 단계의 게재와 실제로 합의된 업무를 구분할 수 있습니다.

• 간단한 프로젝트 설명과 도달하려는 대상
• 승인된 브랜드 자료, 연사 정보, 공개적으로 확인할 수 있는 근거
• 이벤트 후보 목록, 선호 형식, 결정을 승인할 담당자

이벤트와 연계한 출시 소식이 있다면 보도자료 배포 계획도 조율할 수 있습니다. 팀에서 검토한 문구를 사용합니다. 포지셔닝과 약속에 관한 결정에는 팀이 계속 참여합니다. 업무와 진행 상태도 쉽게 확인할 수 있도록 정리합니다.

후속 조치까지 계획에 포함하세요

이벤트 업무가 끝난 뒤에도 팀에 명확한 기록과 이어갈 가치가 있는 대화가 남아야 합니다. 확정 전에 주최 측 제안의 구체적인 항목, 일정, 자료 요구사항, 조율 담당자를 확인합니다. 업무 기록에서는 논의 중인 아이디어와 서면으로 확정된 활동을 구분합니다.

이벤트 주최 측은 이용 가능한 스폰서십 물량, 프로그램 구성, 일정, 이벤트 운영을 결정합니다. 자료를 준비하고 합의된 업무를 조율할 수는 있지만, 발표 기회나 특정 참석자 구성 또는 참석자의 구체적인 반응을 약속할 수는 없습니다.

이벤트가 끝나면 후속 연락이 필요한 대화와 담당자를 팀에서 기록할 수 있습니다. 지역 대상 고객을 만날 예정이라면 지역 코인 미디어 지원을 이벤트 계획과 함께 활용할 수 있습니다. 창업자의 지속적인 관점을 사고 리더십 지원과 연결할 수도 있습니다.

시작하려면 참여를 고려 중인 이벤트 목록, 만나고 싶은 대상, 이미 보유한 연사 정보를 보내주세요. 자료를 함께 검토한 뒤 첫 번째 의사결정 사항을 명확한 이벤트 계획으로 정리합니다.

이용 방법

1. 이벤트 구상을 공유합니다검토 중인 이벤트나 지역, 만나고 싶은 대상, 나누고 싶은 대화를 알려주세요. 시작 단계에서는 간단한 메모만으로 충분합니다.
2. 형식을 비교합니다목표에 따라 스폰서십, 사이드 이벤트, 연사 섭외 방안을 검토합니다. 각 방안이 팀에 요구하는 사항을 확인할 수 있습니다.
3. 승인된 이야기를 준비합니다프로젝트 설명, 연사 정보, 자료를 모읍니다. 섭외 전에 팀에서 자료를 검토합니다.
4. 합의된 업무를 조율합니다계획된 커뮤니케이션을 진행하고 답변, 담당자, 승인 상태를 공유 기록에 표시합니다.
5. 납품 내용과 후속 조치를 확인합니다주최 측이 확정한 내용과 실제 진행된 사항을 기록합니다. 그런 다음 팀에서 다음 단계가 필요한 대화의 담당자를 정할 수 있습니다.